Eleen Rehberg
Virtuelle Assistentin - Backoffice Expertin
lösungsorientiert
fair
zuverlässig
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Welche Dienstleistungen biete ich Ihnen an?
Wer kennt das nicht, die E-Mails im Postfach werden immer mehr, die Aktenberge türmen sich, Rechnungen können nicht mehr geschrieben werden, der Kundenservice leidet und kann nicht mehr gewährleistet werden? Oder aber Ihnen fehlt schlichtweg die Zeit und vor allem das Personal?
Dann übernehme ich gerne diese anfallenden Tätigkeiten für Ihr Unternehmen, als digital Assistent. Egal ob als Urlaubsvertretung, kurzfristige Krankheitsvertretung oder für langfristige Projekte.
Gerne können Sie mich per Mail, Instagram, LinkedIn, Xing, Facebook oder per Telefon kontaktieren.
Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit.
Backoffice & Kundenservice
Vom Kundenservice, über Angebote bis hin zur Auftragsbearbeitung, erledige ich für Sie alle anfallenden Büroaufgaben gewissenhaft und zuverlässig.
Administrative Unterstützung: Terminplanung, E-Mail-Management, Dateneingabe und -verarbeitung, Dokumentenmanagement, Kundenanfragen und Beschwerden bearbeiten, Kundensupport per E-Mail, Chat oder Telefon.
Kundenservice steht für mich an erster Stelle, wenn es darum geht Ihre Kunden und Geschäftspartner zu kontaktieren und zu betreuen. Ob aus dem Homeoffice oder im Büro vor Ort. Auf meine Hilfe ist verlass.
Ich halte Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich in vollen Umfang auf das Hauptgeschäft konzentrieren können.
- Auftragsbearbeitung
- Versand Ihrer Post digital und schriftlich
- digitale Ablage
- Präsentationen
- Recherche Arbeiten
- Rechnungs-/ Angebotserstellung
- Kundensupport jeglicher Art
- Bearbeitung Kundenanfragen
Social Media Management Service
Sie möchten die Pflege Ihrer Socialmediaaccounts vorantreiben, aber es fehlt Ihnen schlichtweg die Zeit oder das Personal?
Recherche von passenden Themen und Gestaltung der Posts für Ihre Firmenpräsentationen. Ideal für die passende Werbung auf Instagram, Facebook, LinkedIn der Kunden. Ich interagiere mit der Community des Auftraggebers, beantworte Nachrichten und nehme Ihnen so einen großen Zeitaufwand für den ab.
Personalmanagement
Zu meinem breiten Spektrum zählen auch noch folgende Tätigkeiten, die ich Ihnen gerne abnehmen kann, wie die Pflege Ihre Stammdaten, ich erfasse die Lohnstunden Ihrer Mitarbeiter, betreibe Recherchearbeiten jeglicher Art.
Des Weiteren überwache ich auf Wunsch auch gerne Ihre Ausgaben und erstelle die Rechnungslegung für Ihre Kunden.
Auch die vorbereitende Buchhaltung, Buchen über Lexoffice sowie die Kommunikation mit dem Steuerbüro übernehme ich auch gern für Sie.
- Bewerbermanagement
- Lohnstundenerfassung
- vorbereitende Buchhaltung
- Stammdatenpflege
Reisemanagement
Ich erledige Ihre berufliche Reiseplanung, samt Reisebuchung inkl. Eincheckdaten & Kalendereintragungen.
Egal ob Buchung eines Mietfahrzeuges, Hotel, Flüge, Bahnfahrten, auch um diese Dinge kümmer ich mich für Sie.
Administrative Unterstützung
- Terminplanung
- E-Mail-Management
- Dateneingabe und -Verarbeitung
- Dokumentenmanagement
Remote - Arbeit
Ob im Homeoffice oder die Arbeit im Büro beim Kunden / Auftraggeber (im Umkreis von 100 km ab Tribsees), meine Arbeit erledige ich je nach Wunsch des Kunden zu vollster Zufriedenheit. Durchführung von Online-Recherchen, Sammeln von Daten und Erstellung von Berichten.
Referenzen / Skills
Zoho CRM
Kontakt- und Lead-Management: Verwalten Sie Kundenkontakte und potenzielle Leads in einer zentralen Datenbank.
Kundensupport: Verwalten Sie Supportanfragen, Tickets und Kundenanfragen effizient.
Reporting und Analyse: Erstellung von benutzerdefinierte Berichten und Analysen, um Einblicke in die Geschäftsaktivitäten zu gewinnen.
CGM
CGM bündelt Aktivitäten im deutschen Krankenhaus-, Klinik-, Labor- und Pflegesektor. Disposition, Stammdaten-/Patientendatenübersicht.
Die Software bietet Funktionen zur Organisation von Pflegedokumentationen, Verwaltung von Patientendaten, Abrechnung, Dienstplanung, Kommunikation und mehr. CGM unterstützt Medizinische Einrichtungen dabei, ihre Prozesse zu optimieren, die Qualität der Pflege zu verbessern und die Verwaltung effizienter zu gestalten.
MS Office
(Excel, Word, Outlook, Power Point)
Express Scribe
Express Scribe ist eine Software, die speziell für Transkriptionen entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Benutzern, Audio-Dateien abzuspielen und gleichzeitig Texte zu tippen, um die gesprochenen Worte in geschriebene Form umzuwandeln. Express Scribe bietet verschiedene Funktionen, die die Transkription erleichtern, wie z.B. Wiedergabesteuerung mit Fußpedal-Unterstützung, variable Wiedergabegeschwindigkeiten, automatische Dateiüberwachung und vieles mehr.
Canva
Canva ermöglicht Benutzern Grafiken, Designs und visuelle Inhalte einfach und intuitiv zu erstellen. Mit Canva können Nutzer professionell aussehende Grafiken für verschiedene Zwecke erstellen, darunter Social-Media-Beiträge, Präsentationen, Poster, Flyer, Visitenkarten, Einladungen, Logos und vieles mehr.
Teams / Zoom
Teams: Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe, Zusammenarbeit an Dokumenten und Integrationen mit anderen Microsoft-Tools.
Zoom: Videokonferenz- und Webinar-Plattform, die es Benutzern ermöglicht, virtuelle Meetings abzuhalten, Bildschirmfreigaben durchzuführen, Chats zu senden und Aufzeichnungen von Meetings zu erstellen. Zoom bietet eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, hohe Video- und Audioqualität, virtuelle Hintergründe, Breakout-Räume für Gruppenarbeit und Integrationen mit anderen Tools wie Slack und Google Calendar.
Sowohl Teams als auch Zoom sind vielseitige Plattformen, die es Benutzern ermöglichen, effektiv zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und virtuelle Meetings abzuhalten.
Hapak
Hapak ist eine Handwerker-Software zur Kostenübersicht oder für die Nachkalkulation. Es können z. B. Rechnungseingänge, erfasste Arbeitszeiten, Lagerentnahmen bis hin zur Übergabe der Buchungen im DATEV Format erfasst werden.
Odoo
Odoo ist eine integrierte ERP-Software-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) mit einem dualen Lizenzmodell. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größenordnung. Odoo beinhaltet u. a. folgende Module: CRM, Website/E-Commerce, Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Produktion, Lagerverwaltung, Projektmanagement, Dokumentenmanagement.
Internet Browser
(Editor, Explorer, Firefox, Google Chrome)
Preisliste
Stundenpreis 50 EUR
** Abrechnung pro angefangene 1/4 Stunde (12,50 EUR)**
Startangebot
**Einmalig, zum Kennlernpreis**
2 Std. für 90 EUR
KLEIN
10 Std. für 500EUR
MITTEL
20 Std. 1000 EUR
GROß
40 Std. 2000 EUR
Tagessatz (bis 4 Std)
200 EUR
Bei langfristigen Projekten, wird ein Basispreis nach Absprache der jeweiligen Wünsche ausgehandelt.
** Stundenpakete sind 50% im VORAUS nach Absprache zu zahlen**
Restlichen 50% am Monatsende mit Stundennachweis (wenn gewünscht)
Sollten mehr Stunden zusammenkommen als im gebuchten Paket vereinbart, dann wird der Std.-preis pro Stunde (50,00€) zusätzlich berechnet am Monatsende.
Abrechnung erfolgt nicht Umsatzsteuerpflichtig nach Paragraph 19 1 USTG
Eleen Rehberg
Virtuelle Assistentin
Ich bin Eleen Rehberg und die Gründerin vom Baltic Büroservice.
Ich wurde 1985 im schönen Mecklenburg-Vorpommern geboren, bin verheiratet und habe eine erwachsene Tochter.
Ich bin Ihre virtuelle Assistentin wenn es darum geht, Ihnen den Rücken im Büro frei zuhalten, damit Sie sich auf Ihr Hauptgeschäft konzentrieren können.
Ich arbeite remote als Bürokauffrau, Sachbearbeiterin & virtuelle Assistentin in allen Bürobereichen.
Durch meine Ausbildung 2004 zur Kauffrau für Bürokommunikation und durch meine bisherigen beruflichen Stationen konnte ich sehr viel kaufmännisches Wissen und Kenntnisse, behördliche Abläufe sowie steuerliche und rechtliche Erfahrung sammeln.
Sämtliche Bürotätigkeiten, Kundenservice sind für mich kein Problem.
Als VA biete ich Ihnen meine Dienstleistung mit all meiner Erfahrung, die ich mir durch meine umfangreiche berufliche Laufbahn angeeignet. Ich bin ein zuverlässiges Organisationstalent, erledige mir gestellte Aufgaben Wunschgemäß, zeitnah und vor allem mit hoher Konzentration. Ich halte Ihnen den Rücken frei, damit Sie Ihr Unternehmen voran treiben können.
Ich bin sowohl vor Ort in Ihrem Unternehmen als auch im Homeoffice für Sie per Telefon oder Mail erreichbar und tätig.
wichtige Fragen & Antworten
Welche Kosten auf Sie zu?
Sie können meine Unterstützung stundenweise oder aber auch für langfristige Projekte buchen.
Eine Stunde kostet Sie ab 22,00 € netto. Umso mehr Stunden Sie buchen, umso günstiger wird es für Sie.
Meine Arbeit rechne ich im 30 Minuten-Takt ab. Sollte ich einmal schneller mit der Abarbeitung der anfallenden Arbeiten fertig sein, so wird bei einem restlichen Zeitguthaben ab 30 Minuten, selbstverständlich der Differenzbetrag zurück erstattet. Gerne erhalten Sie auch auf Wunsch, nach dem Verbrauch des Zeitguthaben, gerne eine Dokumentation von mir. Diese können sie jederzeit anfordern.
Gibt es eine Mindestbuchungsanzahl pro Monat bei einer längerfristigen Zusammenarbeit?
JA, diese liegt bei wenigstens 10 Stunden.
Schließen wir einen Vertrag ab?
Ja! Wir schließen bei Beauftragung, einen Dienstleistungsvertrag und eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab.
Sind Ihre Daten bei mir sicher?
JA! Ihre Daten wie Zugänge, Passwörter etc. werden nur während der Dauer des Auftrags bei mir gespeichert und werden umgehend nach Beendigung des Auftrages laut DSGVO gelöscht.
Wie werde ich bezahlt?
Bezahlungen erfolgt per Überweisung .
Kosten für Fahrten zu Ihnen ins Büro bis zu einem Umkreis von 100 km ab Tribsees (Mecklenburg-Vorpommern) belaufen sich auf 30 Cent pro gefahrenen km. Abrechnung erfolgt nach genauer Absprache wie oft ich zu Ihnen ins Office kommen soll. Die Kosten für die Fahrten werden von Ihnen mit Rechnungslegung binnen 7 Werktage beglichen.
Bekommen Sie eine Rechnung?
Selbstverständlich. Die Rechnung über die Leistungserbringung und eventuell angefallene Kosten wie Porto, Telefonkosten oder Fahrkosten, bekommen Sie nach Abschluss des erfolgten Auftrages binnen 7 Werktage von mir per E-Mail oder wenn gewünscht per Post übermittelt.
Warum eine detaillierte Auftragsbeschreibung von Ihnen?
Ich benötige von Ihnen eine möglichst genaue Beschreibung, welche Aufgabe ich für Sie erledigen darf und wie Ihr gewünschtes Ergebnis aussehen soll. Je genauer Ihr Briefing ist, desto effektiver ist unsere Zusammenarbeit.
Wie arbeiten wir am besten zusammen?
Ich stehe Ihnen sowohl per E-Mail, als auch über Telefon zur Verfügung.
Selbstverständlich können wir auch telefonieren oder über Teams und Zoom kommunizieren.
Sollte der Bedarf dennoch einmal da sein, dass ich 1-2 x die Woche zu Ihnen ins Büro kommen muss, wird auch dies bis zu einem Umkreis von 100 km ab Tribsees (Mecklenburg-Vorpommern) bei Übernahme der Fahrkosten 30 Cent / km gerne umgesetzt.
Kundenerfahrungen
Peter Z.
Wüstenrot Bausparkasse
Baltic Büroservice ist super kompetent, absolut zuverlässig und dazu noch sehr freundlich! Danke für die Unterstützung - egal ob Telefonie, Flyergestaltung oder andere Wünsche - ich kann mich hier jederzeit auf perfekten Service und korrekte Umsetzung verlassen.
Ganz klare Empfehlung meinerseits!
Danny G.
CEO - Arsitec GmbH
Wir arbeiten nun schon seit einiger Zeit mit Eleen Rehberg – Baltic Büroservice zusammen und sind rundum zufrieden. Ihre Unterstützung im Bereich Supply Chain Management ist äußerst zuverlässig, professionell und effizient. Sie arbeitet stets sorgfältig und organisiert, was für uns eine große Entlastung bedeutet. Besonders schätzen wir ihre schnelle Reaktionszeit und ihre lösungsorientierte Arbeitsweise. Wir freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit und können Baltic Büroservice uneingeschränkt empfehlen!
Antje B.
Privat
Wir sind sehr zufrieden mit der schnellen und akkuraten Wunschumsetzung unseres Anliegens. Die Beratung war stehts freundlich und professionell. Die Arbeit wurde sehr zeitnah und zuverlässig erledigt.
Daniel K.
CEO - EASY2 GmbH
Die Zusammenarbeit mit Eleen ist super, sie kümmert sich bei uns um unser E-Mail-Postfach und sortiert diese vor und erspart uns dadurch eine ganze Menge Arbeit und hilf uns bei der Prozessoptimierung.
Ich kann sie nur wärmstens empfehlen :)
Reinhold S.
CEO -Triarca GmbH
Kurzfristiges Projekt - wurde schnell und kompetent bearbeitet. Können Frau Rehberg uneingeschränkt empfehlen.
Kontaktieren Sie mich
Schreiben Sie mir gern am besten eine Nachricht, ich werde mich unverzüglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Impressum:
Angaben gemäß § 5 TMG:
Baltic Büroservice
Eleen Rehberg
Virtuelle Assistentin I Back-Office Expertin
Wege 16 Telefon
18465 Tribsees +49 1520 6090770
Deutschland E-Mail
eleenrehberg@outlook.com
Steuernummer:
082/261/05833
Aufsichtsbehörde
Finanzamt Stralsund
Eleen Rehberg
Virtuelle Assistentin I Back-Office Expertin
E-Mail: eleenrehberg@outlook.com
Mobil: + 49 1520 6090 770
Erleben Sie meinen Service
Kontaktieren Sie mich gerne
Wenn Sie eine zuverlässige Assistentin suchen, die Ihnen bei Ihren Bürotätigkeiten und Kundenservice-Aufgaben hilft, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.
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